Przedsiębiorca rzadko zmienia biuro rachunkowe z ciekawości. Zwykle robi to, bo zakłada firmę, bo dotychczasowa księgowa kończy działalność albo bo coś w obecnej współpracy przestało działać. W każdej z tych sytuacji szuka kogoś, komu powierzy dokumenty, terminy i spokój na kolejne lata – i nie chce wybierać w ciemno.
Strona biura rachunkowego ma więc dwa zadania. Musi pozwolić szybko ocenić, czy oferta pasuje do konkretnej firmy, i pokazać, że po drugiej stronie są rzetelni ludzie. Ogólniki w rodzaju „kompleksowa obsługa księgowa na najwyższym poziomie” nie pomagają w żadnym z nich.
Napisz wprost, dla kogo pracujesz
Biura bardzo się od siebie różnią. Jedne obsługują głównie jednoosobowe działalności na ryczałcie, inne specjalizują się w pełnej księgowości spółek, jeszcze inne mają doświadczenie w konkretnych branżach: budowlance, handlu internetowym, transporcie czy usługach medycznych. Klient chce to wiedzieć już na pierwszym ekranie.
Dobry nagłówek łączy rodzaj klientów, zakres i miejsce, np. „Księgowość i kadry dla małych firm i spółek z o.o. – Kalisz i obsługa zdalna”. Pod nim sprawdzą się dwa lub trzy wyraźne wejścia, które odpowiadają typowym sytuacjom:
- „Zakładasz firmę?” – co trzeba ustalić na starcie i w czym pomagasz,
- „Zmieniasz biuro?” – jak wygląda przejęcie księgowości,
- „Masz spółkę?” – zakres pełnej księgowości i sprawozdań.
Używaj nazw, które przedsiębiorcy znają z własnych dokumentów: podatkowa księga przychodów i rozchodów, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, pełna księgowość, kadry i płace. Jeśli jakiejś formy nie obsługujesz, też to napisz. Oszczędzisz czas sobie i osobom, które i tak nie zostałyby Twoimi klientami.
Pakiety, które da się porównać
Klient biura rachunkowego chce przede wszystkim zrozumieć, za co płaci. Niezależnie od tego, czy publikujesz ceny, czy wyceniasz indywidualnie, opisz czynniki, które wpływają na koszt obsługi:
- forma prawna i forma opodatkowania,
- liczba dokumentów księgowych w miesiącu,
- status podatnika VAT i transakcje zagraniczne,
- liczba pracowników i współpracowników na umowach,
- dodatkowe obowiązki, np. sprawozdania czy deklaracje roczne.
Jeśli pracujesz w pakietach, nadaj im proste nazwy i przy każdym wypisz, co obejmuje: limit dokumentów, rodzaje deklaracji, sposób kontaktu, czas reakcji na pytania. Osobno wymień usługi płatne dodatkowo, takie jak korekty za poprzednie okresy, uporządkowanie zaległej księgowości czy przygotowanie dokumentów do kredytu. Klient, który widzi to od początku, nie poczuje się zaskoczony pierwszą fakturą.
Przy opisie pakietów łatwo popaść w żargon. Dobry opis usługi odpowiada na pytania klienta, a nie wylicza paragrafy – więcej na ten temat piszemy we wpisie o tym, jak napisać opis usługi, który odpowiada na pytania klientów.
Jak wygląda współpraca na co dzień
Dla wielu przedsiębiorców to ważniejsze niż cena. Chcą wiedzieć, ile pracy spadnie na nich, a ile zrobi biuro. Opisz to konkretnie:
- jak przekazuje się dokumenty – aplikacja, e-mail, skrzynka w biurze, odbiór osobisty,
- do którego dnia miesiąca trzeba dostarczyć dokumenty i kiedy klient dostaje informację o podatkach do zapłaty,
- jak wygląda praca z e-fakturami w KSeF i czy biuro pomaga w jej organizacji,
- kto jest opiekunem klienta i jak się z nim kontaktować,
- w jakim czasie biuro odpowiada na pytania.
Osobny akapit poświęć zmianie biura. To moment, który budzi najwięcej obaw: co z dokumentami za poprzednie miesiące, kto kontaktuje się z dotychczasową księgową, od kiedy zaczyna się nowa obsługa. Opis krok po kroku – od podpisania umowy do pierwszego rozliczenia – często przekonuje bardziej niż jakakolwiek obietnica.
Zaufanie budują fakty
Biuro rachunkowe ma dostęp do finansów firmy, danych pracowników i korespondencji z urzędami. Klient chce wiedzieć, komu to powierza. Na stronie warto pokazać:
- ludzi – imiona, zdjęcia, zakres obowiązków; klient woli pisać do konkretnej osoby niż do „działu obsługi”,
- doświadczenie i kwalifikacje – od kiedy działa biuro, jakie certyfikaty i uprawnienia faktycznie mają członkowie zespołu,
- ubezpieczenie OC – biura rachunkowe są zobowiązane je mieć, ale klienci często o tym nie wiedzą, więc krótka wzmianka uspokaja,
- bezpieczeństwo danych – w prostych słowach: jak przechowujesz dokumenty, kto ma do nich dostęp, jak wygląda umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Unikaj zapewnień, których nie da się sprawdzić, w rodzaju „nigdy nie popełniamy błędów”. Lepiej napisać, co robisz, gdy błąd się zdarzy: kto go koryguje i na czyj koszt. Taka informacja świadczy o dojrzałości biura. Tekst o firmie też warto oprzeć na konkretach – wskazówki znajdziesz we wpisie o tym, jak napisać tekst „O nas”, żeby nie brzmiał jak każdy inny.
Treści, które przyciągają właściwych klientów
Przedsiębiorcy szukają w sieci odpowiedzi na konkretne pytania: jaką formę opodatkowania wybrać, jakie dokumenty przygotować przed założeniem spółki, jak rozliczyć samochód w firmie. Krótkie poradniki na stronie biura pokazują kompetencje lepiej niż slogany i mogą sprowadzać osoby, które właśnie szukają księgowej.
Jest jednak jeden warunek: aktualność. Przepisy podatkowe zmieniają się często, a nieaktualna porada szkodzi bardziej niż jej brak. Przy każdym tekście podawaj datę publikacji lub ostatniej aktualizacji i regularnie przeglądaj starsze wpisy.
Formularz wyceny zamiast samego „napisz do nas”
Ogólny formularz kontaktowy sprawia, że pierwsza wiadomość klienta zawiera niewiele informacji, a Ty musisz dopytywać. Formularz wyceny może od razu zebrać to, czego potrzebujesz:
- forma prawna firmy,
- forma opodatkowania – z opcją „nie wiem, potrzebuję porady”,
- przybliżona liczba dokumentów w miesiącu, najlepiej jako przedziały do wyboru,
- czy firma jest czynnym podatnikiem VAT,
- liczba pracowników,
- od kiedy ma się zacząć obsługa.
To wciąż krótki formularz, który da się wypełnić w minutę. Jak dobrać pola, żeby nie zniechęcić, opisujemy w tekście o formularzu kontaktowym, który ludzie wypełniają. Przycisk podpisz konkretnie: „Poproś o wycenę księgowości” mówi więcej niż „Wyślij”.
Częste pytania
Czy biuro rachunkowe powinno podawać ceny na stronie?
Nie ma takiego obowiązku. Orientacyjne ceny pakietów albo opis czynników wpływających na koszt pomagają jednak klientom ocenić ofertę, zanim poproszą o wycenę. Ważne, by przy każdej cenie było jasne, co obejmuje.
Jak pisać o bezpieczeństwie danych na stronie biura rachunkowego?
Prostym językiem: jak przekazuje się dokumenty, gdzie są przechowywane i kto ma do nich dostęp. Szczegóły prawne powinny znaleźć się w polityce prywatności i w umowie z klientem.
Jak zachęcić firmy do przeniesienia księgowości do nowego biura?
Najlepiej działa opis całego procesu zmiany biura: jakie dokumenty są potrzebne, kto kontaktuje się z poprzednią księgową i od którego miesiąca zaczynasz prowadzenie ksiąg. To zmniejsza obawę przed chaosem w trakcie przejścia.
