Kopie zapasowe strony – jak często je robić i gdzie przechowywać

Strona może przestać działać z powodów, na które nie masz wpływu: nieudanej aktualizacji, włamania, awarii serwera, a czasem zwykłej pomyłki – ktoś w panelu usunął nie tę podstronę albo nadpisał cennik starą wersją. W każdej z tych sytuacji pytanie brzmi tak samo: czy jest kopia i jak szybko da się ją przywrócić.

Dobra wiadomość jest taka, że kopie zapasowe nie wymagają od Ciebie wiedzy technicznej. Wymagają za to kilku decyzji, które warto podjąć wcześniej, zanim coś się stanie.

Co właściwie trzeba kopiować

Strona to nie jeden plik. Na kompletną kopię składa się kilka elementów.

• Pliki strony – szablon, skrypty, zdjęcia, dokumenty do pobrania, a w systemach typu WordPress także wtyczki.
• Baza danych – w wielu systemach to tam zapisane są teksty, wpisy na blogu, ustawienia i konta użytkowników. Kopia samych plików bez bazy danych często jest bezużyteczna.
• Konfiguracja – ustawienia serwera, przekierowania, ustawienia domeny. Zwykle nie zmieniają się często, ale warto mieć je zapisane.
• Poczta – to osobna sprawa. Kopie strony u wielu dostawców nie obejmują skrzynek pocztowych albo są robione według innych zasad. Sprawdź to oddzielnie.

Do tego dochodzi coś, o czym łatwo zapomnieć: Twoje własne materiały źródłowe. Teksty, zdjęcia w pełnej rozdzielczości, logo w wersji wektorowej. Jeśli trzymasz je na jednym laptopie, to też jest miejsce, w którym może zabraknąć kopii. Skopiuj je na dysk w chmurze albo poproś wykonawcę strony o paczkę z plikami źródłowymi po zakończeniu projektu.

Jak często robić kopie

Częstotliwość zależy od tego, jak często strona się zmienia i ile straciłbyś, cofając się o dzień czy tydzień.

• Prosta wizytówka, zmieniana kilka razy w roku – kopia po każdej zmianie oraz regularna kopia automatyczna, np. raz w tygodniu.
• Strona z blogiem lub częstymi aktualizacjami – kopia codzienna.
• Strona, która zbiera dane – zapisy, zamówienia, zgłoszenia przechowywane na stronie – kopia codzienna, a czasem częstsza.

Równie ważne jak częstotliwość jest to, ile kopii wstecz przechowujesz. Włamanie bywa zauważone dopiero po kilku tygodniach. Jeśli masz tylko kopię z wczoraj, możesz przywrócić stronę razem z problemem. Dlatego dobrze trzymać kopie z kilku ostatnich dni, kilku ostatnich tygodni i przynajmniej jednego wcześniejszego miesiąca.

Kopia przed każdą większą zmianą

Oprócz kopii automatycznych przydaje się prosty nawyk: ręczna kopia tuż przed każdą poważniejszą zmianą. Dotyczy to aktualizacji systemu i wtyczek, instalacji nowej funkcji, zmiany szablonu, przenosin na inny serwer, a także dużych zmian w treści, np. wymiany całego cennika czy przebudowy oferty.

Taka kopia zajmuje kilka minut, a daje bardzo wygodny punkt powrotu. Jeśli po aktualizacji formularz przestanie wysyłać wiadomości albo układ strony „rozjedzie się” na telefonie, można wrócić do stanu sprzed zmiany i spokojnie poszukać przyczyny, zamiast naprawiać wszystko na żywej stronie, którą w tym czasie oglądają klienci.

Gdzie przechowywać kopie – zasada 3-2-1

W informatyce od lat stosuje się prostą regułę, która dobrze sprawdza się także w małej firmie:

• 3 kopie danych (oryginał i dwie kopie),
• na 2 różnych nośnikach lub w dwóch różnych usługach,
• z czego 1 poza miejscem, w którym działa strona.

W praktyce wygląda to np. tak: strona działa na hostingu, hosting sam robi codzienne kopie, a dodatkowo raz w tygodniu kopia trafia automatycznie do zewnętrznego magazynu w chmurze, niezależnego od firmy hostingowej.

Dlaczego kopie u hostingodawcy nie wystarczą? Bo są w tym samym miejscu co strona. Jeśli konto hostingowe zostanie zablokowane, wygaśnie z powodu nieopłaconej faktury albo ktoś przejmie do niego dostęp, kopie mogą zniknąć razem z oryginałem. Kopia trzymana gdzie indziej jest polisą na takie sytuacje.

Kopia, której nie da się przywrócić, nie jest kopią

To najczęściej pomijany element. Kopie robią się latami, wszyscy są spokojni, a w dniu awarii okazuje się, że plik jest niekompletny, baza danych się nie zapisywała albo nikt nie wie, jak to wszystko złożyć z powrotem.

Dlatego raz na jakiś czas, np. raz na kwartał, warto przeprowadzić próbne przywrócenie – najlepiej na osobnym, testowym adresie, żeby nie ruszać działającej strony. Taka próba odpowiada na trzy pytania: czy kopia jest kompletna, ile trwa przywrócenie i kto potrafi to zrobić. Jeśli nie zajmujesz się tym sam, poproś osobę odpowiedzialną za stronę o krótkie potwierdzenie, że test się odbył.

Kopie a dane osobowe

Jeśli strona zbiera dane klientów, np. zgłoszenia z formularza albo rezerwacje, te dane trafiają także do kopii. To oznacza, że kopie trzeba chronić tak samo jak samą stronę: przechowywać w zaufanym miejscu, z ograniczonym dostępem, najlepiej zaszyfrowane. Warto też ustalić, jak długo są przechowywane, i nie trzymać ich bez końca. W razie wątpliwości co do obowiązków wynikających z RODO skonsultuj się z osobą, która w Twojej firmie odpowiada za ochronę danych.

Kto za to odpowiada – pytania do zadania

Najgorsza sytuacja to taka, w której każdy myśli, że kopie robi ktoś inny. Ustal to jasno, najlepiej na piśmie – w umowie z wykonawcą albo w zakresie opieki technicznej nad stroną. Zadaj kilka prostych pytań:

1. Kto robi kopie i jak często?
2. Gdzie są przechowywane i czy przynajmniej jedna jest poza serwerem strony?
3. Ile dni, tygodni lub miesięcy wstecz mogę się cofnąć?
4. Czy kopie obejmują bazę danych i pocztę?
5. Kiedy ostatnio sprawdzono, że kopię da się przywrócić?
6. Ile potrwa przywrócenie strony po awarii i czy jest dodatkowo płatne?

Jeśli odpowiedzi są konkretne, możesz spać spokojnie. Jeśli brzmią jak „no, chyba hosting coś robi”, to sygnał, żeby uporządkować temat teraz. Kopie zapasowe są też jednym z filarów, o których piszemy w tekście o bezpieczeństwie strony małej firmy – razem z aktualizacjami i rozsądnymi hasłami tworzą podstawę, bez której reszta zabezpieczeń niewiele daje.