Co się dzieje, gdy wygaśnie domena lub hosting

Domena i hosting to usługi abonamentowe. Działają tak długo, jak są opłacone, i przestają działać dokładnie wtedy, gdy ktoś przeoczy fakturę, karta płatnicza straci ważność albo przypomnienia trafią do skrzynki, której nikt już nie czyta. Właściciel firmy dowiaduje się o tym zwykle od klienta: „Nie mogę wejść na Pana stronę” albo „Mail do Pani wrócił”.

Poniżej opisujemy, co dzieje się po wygaśnięciu każdej z tych usług, jak szybko trzeba działać i jak ustawić wszystko tak, żeby ten scenariusz w ogóle się nie wydarzył.

Dwie różne usługi, dwie różne daty

Domena to adres strony, hosting to serwer, na którym działa strona i często poczta. Mogą być opłacane w tej samej firmie albo w dwóch różnych, w tym samym dniu albo w zupełnie innych miesiącach. Dlatego pierwsza rzecz do sprawdzenia to: ile masz usług, u kogo i do kiedy są opłacone.

Typowa sytuacja: domena odnawia się co roku w marcu, hosting w październiku, a skrzynki pocztowe w osobnym pakiecie biurowym rozliczanym co miesiąc. Do tego czasem płatny certyfikat albo system rezerwacji. Każda z tych usług może mieć inną firmę, inny adres do powiadomień i inną kartę płatniczą. Prosta tabelka z nazwą usługi, dostawcą, datą odnowienia i osobą odpowiedzialną to najtańsze zabezpieczenie, jakie możesz mieć.

Skutki są podobne, ale nie identyczne. Wygaśnięcie domeny wyłącza adres, więc nie działa ani strona, ani poczta w tej domenie – nawet jeśli hosting jest opłacony. Wygaśnięcie hostingu wyłącza serwer: domena wciąż istnieje, ale nie ma czego wyświetlić, a skrzynki trzymane na tym serwerze przestają działać.

Wygaśnięcie domeny .pl krok po kroku

Domeny .pl podlegają zasadom ustalonym przez NASK, czyli rejestr tych domen, i są takie same niezależnie od tego, u którego rejestratora opłacasz domenę. W uproszczeniu wygląda to tak:

1. Koniec okresu rozliczeniowego. Jeśli domena nie została odnowiona, zostaje zablokowana. Strona i poczta przestają działać.
2. Około 30 dni blokady. W tym czasie domena wciąż jest Twoja i możesz ją odnowić przez swojego rejestratora. Warunki i ewentualne dodatkowe opłaty zależą od rejestratora.
3. Kilka dni przed zwolnieniem. Po okresie blokady następuje krótki, kilkudniowy etap, w którym domeny co do zasady nie da się już ani odnowić, ani zarejestrować.
4. Zwolnienie domeny. Adres trafia do puli wolnych domen i może go zarejestrować każdy, kto zrobi to pierwszy.

Szczegóły procedur mogą się zmieniać, dlatego w konkretnej sytuacji zawsze sprawdź aktualne informacje u swojego rejestratora. Dla innych końcówek, np. .com czy .eu, obowiązują inne zasady. Zwykle również istnieje okres, w którym domenę można odnowić, a potem etap, w którym jej przywrócenie jest możliwe, ale wyraźnie droższe. Nie warto testować tych granic.

Dlaczego utrata domeny jest groźna

Wolne adresy, które wcześniej działały, są obserwowane przez firmy i osoby, które rejestrują je zaraz po zwolnieniu. Taka domena ma historię, linki z innych stron i ruch, więc bywa dla nich cenna. Po przejęciu nowy właściciel może umieścić pod Twoim dawnym adresem reklamy, treści niezwiązane z Twoją branżą albo zaproponować odkupienie domeny.

Dla firmy oznacza to nie tylko utratę strony. Wszystkie materiały z tym adresem – wizytówki, ulotki, oklejony samochód, Profil Firmy w Google, wpisy w katalogach – zaczynają prowadzić w niewłaściwe miejsce. Poczta wysyłana na stary adres może trafić do kogoś obcego, jeśli ten ktoś uruchomi na domenie własną skrzynkę.

Wygaśnięcie hostingu

Po upływie okresu, za który zapłaciłeś, firma hostingowa zwykle blokuje konto. Strona przestaje się wyświetlać, a skrzynki pocztowe na tym serwerze przestają przyjmować wiadomości. Przez pewien czas dane są jeszcze przechowywane i po opłaceniu faktury wszystko wraca do działania. Po upływie terminu określonego w regulaminie dane mogą zostać trwale usunięte – razem ze stroną, bazą danych, pocztą i kopiami zapasowymi trzymanymi na tym samym koncie.

Długość tego okresu zależy od firmy hostingowej. Sprawdź ją w regulaminie swojego dostawcy, zanim będzie potrzebna. Jeśli masz kopię strony przechowywaną poza hostingiem, nawet najgorszy scenariusz oznacza kłopot, ale nie katastrofę.

Co zrobić, gdy to już się stało

1. Nie czekaj. Każdy dzień oznacza klientów, którzy nie mogą się z Tobą skontaktować, i przybliża moment, w którym domena zostanie zwolniona.
2. Ustal, co wygasło – domena, hosting, czy obie usługi. Zaloguj się do panelu klienta lub sprawdź ostatnie faktury.
3. Odnów usługę w panelu rejestratora lub hostingu. Jeśli nie masz dostępu, bo domenę prowadził wykonawca, skontaktuj się z nim od razu.
4. Sprawdź, czy wszystko wróciło: stronę, formularz kontaktowy, wysyłkę i odbiór poczty. Po odnowieniu pełne przywrócenie działania bywa kwestią od kilku minut do kilkudziesięciu godzin, zależnie od ustawień.
5. Poinformuj klientów, jeśli przerwa była długa, np. krótkim wpisem w mediach społecznościowych i w Profilu Firmy w Google, że poczta przez kilka dni mogła nie docierać.

Jeśli okaże się, że abonentem domeny nie jesteś Ty, tylko poprzedni wykonawca, sprawa robi się trudniejsza. Dlatego warto wcześniej uporządkować, kto jest właścicielem domeny i strony.

Jak nie dopuścić do wygaśnięcia

• Automatyczne odnawianie – włącz je dla domeny i hostingu, jeśli usługodawca je oferuje, i pilnuj ważności podpiętej karty.
• Adres do powiadomień spoza tej domeny – jeśli przypomnienia przychodzą na skrzynkę w domenie, która właśnie wygasa, mogą przestać docierać w najgorszym momencie. Podaj dodatkowo adres zapasowy.
• Dłuższy okres – domenę możesz opłacić z góry na kilka lat. To mniej okazji do pomyłki.
• Przypomnienie w kalendarzu – na miesiąc przed terminem, niezależnie od maili od usługodawcy.
• Jedna osoba odpowiedzialna – ktoś w firmie lub w ramach opieki technicznej nad stroną pilnuje terminów wszystkich usług.
• Ostrożność wobec podejrzanych faktur – zdarzają się pisma i maile od nieznanych firm, które wyglądają jak wezwanie do odnowienia domeny. Płać tylko temu rejestratorowi, u którego domena faktycznie jest.

Pięć minut na uporządkowanie tych spraw dziś to dużo mniej niż kilka dni gaszenia pożaru, gdy strona i poczta nagle znikną.