Dane firmy na stronie – co warto, a co trzeba podać

Klient, który trafia na stronę nieznanej firmy, chce się dowiedzieć dwóch rzeczy: jak się z nią skontaktować i czy to prawdziwy, istniejący podmiot. Dane firmy w stopce odpowiadają na oba pytania naraz. Część z nich jest wymagana przepisami, część po prostu ułatwia życie klientom i buduje zaufanie.

W tym tekście rozdzielamy jedno od drugiego. Pamiętaj, że dokładny zakres obowiązków zależy od formy prawnej firmy i rodzaju działalności, więc traktuj poniższe informacje jako mapę, a nie gotową odpowiedź dla każdej sytuacji.

Obowiązki z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną w art. 5 wymienia informacje, które usługodawca podaje w sposób wyraźny, jednoznaczny i bezpośrednio dostępny. Dotyczy to firm, które świadczą usługi drogą elektroniczną, a takim usługodawcą często jest właściciel strony z formularzem, newsletterem czy zapisami online. Podstawowy zestaw to:

• adresy elektroniczne, czyli przede wszystkim adres e-mail,
• imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres – w przypadku osoby fizycznej – albo nazwa lub firma oraz siedziba i adres,
• informacja o zezwoleniu i organie, który go udzielił, jeśli działalność wymaga zezwolenia na podstawie odrębnych przepisów.

Sformułowanie „bezpośrednio dostępny” ma znaczenie praktyczne. Dane wpisane w obrazek, ukryte w pliku PDF albo dostępne dopiero po wysłaniu formularza nie spełniają tej roli. Najprostsze rozwiązanie to tekst w stopce, widoczny na każdej podstronie, i pełniejsza wersja na stronie kontaktowej.

Zawody regulowane – dodatkowe informacje

Ta sama ustawa przewiduje szerszy zakres dla osób fizycznych, których prawo do wykonywania zawodu zależy od spełnienia wymagań określonych w odrębnych ustawach. Chodzi np. o lekarzy, lekarzy dentystów, fizjoterapeutów, adwokatów czy radców prawnych. Taka osoba podaje również:

• samorząd zawodowy, do którego należy,
• tytuł zawodowy i państwo, w którym go przyznano,
• numer w rejestrze publicznym, nazwę tego rejestru i organ, który go prowadzi,
• informację o zasadach etyki zawodowej i o tym, gdzie można się z nimi zapoznać,
• dane pełnomocnika, jeśli został ustanowiony.

W praktyce wystarczy krótki blok tekstu, np. w sekcji „O mnie” lub w stopce: tytuł zawodowy, numer prawa wykonywania zawodu, nazwa izby i link do zasad etyki opublikowanych przez samorząd. Pacjentom i klientom takie informacje pomagają też sprawdzić kwalifikacje specjalisty w oficjalnym rejestrze.

NIP w ofercie i dane spółek

Ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców wymaga, by przedsiębiorca oferujący towary lub usługi na odległość, m.in. za pośrednictwem sieci teleinformatycznych, umieszczał w ofercie co najmniej swoją firmę, numer NIP oraz siedzibę albo adres. Strona z opisem usług i cennikiem to typowy przykład takiej oferty.

Spółki kapitałowe mają osobne, szersze obowiązki. Kodeks spółek handlowych w art. 206 § 1 wymaga, by informacje na stronach internetowych spółki z o.o. zawierały:

• firmę spółki, jej siedzibę i adres,
• oznaczenie sądu rejestrowego i numer w rejestrze, czyli numer KRS,
• numer NIP,
• wysokość kapitału zakładowego (a w niektórych spółkach zakładanych przez internet – także informację, że wkłady nie zostały jeszcze wniesione),
• oznaczenie grupy spółek, jeśli spółka do niej należy.

Podobne zasady dotyczą spółki akcyjnej. Te dane najczęściej trafiają do stopki w jednej, dwóch linijkach mniejszym drukiem, co w zupełności wystarcza.

Firma prowadzona z domu i wzór stopki

Przepis o usługach elektronicznych mówi o miejscu zamieszkania i adresie osoby fizycznej. Dla wielu jednoosobowych firm – korepetytora, tłumaczki, grafika pracującego zdalnie – to realny dylemat, bo nie każdy chce pokazywać adres domowy wszystkim odwiedzającym. Nie ma tu jednej odpowiedzi dobrej dla wszystkich. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj z prawnikiem, jak pogodzić obowiązek informacyjny z ochroną prywatności w Twojej sytuacji, zamiast po prostu pomijać adres.

Sama stopka nie musi być rozbudowana. Dla jednoosobowej działalności może wyglądać tak: „[Nazwa firmy], [imię i nazwisko], [adres], NIP [numer], e-mail [adres], tel. [numer]”. Do tego link do polityki prywatności, a w zawodach regulowanych – link do sekcji z informacjami o samorządzie i numerze prawa wykonywania zawodu. Taki blok mieści się w dwóch linijkach i nie psuje wyglądu strony.

Co warto podać, choć nikt tego nie wymaga

Przepisy wyznaczają minimum. Klient potrzebuje więcej, żeby podjąć decyzję i łatwo się z Tobą skontaktować:

• numer telefonu jako klikalny link, który na telefonie od razu uruchamia połączenie,
• godziny pracy i godziny odbierania telefonów, jeśli się różnią,
• adres z mapą i opisem dojazdu: wejście od podwórza, parking, piętro, winda,
• obszar działania przy usługach z dojazdem, np. „Płock i okolice do 30 km”,
• czas odpowiedzi, np. „na wiadomości odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego”,
• imiona i zdjęcia osób, z którymi klient będzie rozmawiał.

Projektowanie takiej sekcji opisujemy szerzej w tekście o tym, jak przygotować mapę, dojazd i godziny otwarcia.

Spójność danych w całym internecie

Nazwa, adres i telefon na stronie powinny brzmieć dokładnie tak samo jak w Profilu Firmy w Google, w katalogach branżowych i w mediach społecznościowych. Różne wersje adresu czy dwa numery telefonu wprowadzają w błąd klientów, a wyszukiwarkom utrudniają powiązanie informacji z jedną firmą. Więcej o tym piszemy we wpisie o spójnych danych firmy w internecie.

Szybka kontrola

1. Czy w stopce każdej podstrony widać nazwę firmy, adres, e-mail i NIP?
2. Jeśli wykonujesz zawód regulowany – czy podajesz samorząd, tytuł zawodowy, numer w rejestrze i informację o zasadach etyki?
3. Jeśli masz spółkę z o.o. – czy jest sąd rejestrowy, KRS i kapitał zakładowy?
4. Czy dane są tekstem, a nie obrazkiem?
5. Czy dane na stronie zgadzają się z Profilem Firmy w Google i rejestrami?

Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.