Brief strony internetowej – pytania, na które warto odpowiedzieć przed startem

Brief to zestaw odpowiedzi na pytania, które wykonawca strony i tak by Ci zadał – tylko rozłożone na kilka tygodni, w mailach, telefonach i komentarzach do projektu. Spisane na początku oszczędzają czas obu stronom, ograniczają liczbę poprawek i sprawiają, że oferta, którą dostaniesz, dotyczy dokładnie tego, czego potrzebujesz.

Nie musisz pisać elaboratu. Wystarczą krótkie, szczere odpowiedzi, nawet w punktach. Jeśli na któreś pytanie nie znasz odpowiedzi, zaznacz to – to też cenna informacja dla wykonawcy.

Po co brief, skoro można porozmawiać

Rozmowa jest potrzebna i żaden dokument jej nie zastąpi. Ale rozmowa ma dwie wady: część ustaleń się zapomina, a część pomysłów przychodzi do głowy dopiero po niej. Brief porządkuje myślenie, zanim zaczniesz rozmawiać, i zostaje jako punkt odniesienia. Gdy po miesiącu pojawi się pytanie „czy na pewno ustalaliśmy cennik na stronie?”, wystarczy do niego zajrzeć.

Dobry brief pomaga też porównywać oferty. Jeśli wyślesz ten sam dokument do kilku wykonawców, ich propozycje będą odnosić się do tego samego zakresu – więcej o tym w tekście o tym, jak porównać oferty na stronę internetową.

Pytania o firmę i klientów

Firma i oferta

• Czym się zajmujesz, w jednym–dwóch zdaniach, tak jak powiedziałbyś to nowemu klientowi?
• Jakie usługi oferujesz i które z nich są dla Ciebie najważniejsze – najczęściej wybierane, najbardziej opłacalne albo te, które chcesz rozwijać?
• Gdzie działasz: jedno miasto, kilka lokalizacji, dojazd do klienta, usługi online?
• Co odróżnia Cię od innych w okolicy? Konkretnie: doświadczenie w określonej specjalizacji, godziny pracy, sposób prowadzenia wizyt, gwarancja na usługę.
• Czy masz już logo, kolory firmowe, wizytówki, szyld, z którymi strona powinna być spójna?

Klienci

• Kim są Twoi typowi klienci? Wiek, sytuacja, skąd przychodzą.
• Z jakim problemem lub potrzebą do Ciebie trafiają?
• O co najczęściej pytają przez telefon, zanim się umówią? Te pytania to gotowy materiał na sekcję FAQ i opisy usług.
• Co ich czasem zniechęca lub niepokoi? Np. pacjent fizjoterapeuty może bać się, że ćwiczenia będą bolesne, a klient firmy remontowej – że prace się przeciągną.
• Czy klientami są też firmy, instytucje lub osoby z zagranicy?

Odpowiedzi nie muszą być ładne, mają być prawdziwe. „Głównie przychodzą rodzice przedszkolaków, którym w przedszkolu zasugerowano konsultację logopedyczną, i nie wiedzą, czy to coś poważnego” mówi projektantowi i autorowi tekstów więcej niż „klienci w każdym wieku”. Z takiego zdania od razu wynika, o czym pisać na stronie i jakim tonem.

Cel strony i najważniejsze działanie

To najważniejsza część briefu, choć często najkrócej opisana. Strona może mieć wiele zadań, ale zwykle jedno jest najważniejsze.

• Co ma zrobić odwiedzający po wejściu na stronę: zadzwonić, zarezerwować wizytę online, wysłać zapytanie o wycenę, zapisać się na zajęcia?
• Skąd dziś przychodzą klienci i jaką rolę ma odegrać w tym strona?
• Po czym poznasz za pół roku, że strona spełnia swoje zadanie? Np. więcej zapytań przez formularz, mniej telefonów z tymi samymi pytaniami, rezerwacje poza godzinami pracy recepcji.

Przykład: gabinet logopedyczny, w którym telefon dzwoni w trakcie terapii i nikt nie może go odebrać, może uznać, że najważniejsze jest wysłanie krótkiego formularza z prośbą o kontakt. Firma sprzątająca będzie chciała przede wszystkim zbierać zapytania o wycenę z informacją o metrażu. To dwie zupełnie różne strony, choć obie „mają przynosić klientów”.

Treści, zdjęcia i materiały

• Kto przygotuje teksty: Ty, copywriter czy wykonawca strony?
• Czy masz własne zdjęcia gabinetu, zespołu, realizacji? W jakiej jakości? Czy planujesz sesję?
• Czy masz opinie klientów, certyfikaty, dyplomy, publikacje, które chcesz pokazać – i czy masz zgodę na ich publikację?
• Czy na stronie ma być cennik – pełny, orientacyjny, a może żaden?
• Czy planujesz prowadzić bloga i kto będzie go pisał?

Zbieranie tych materiałów to często najdłuższy etap całego projektu, dlatego warto zacząć od razu. Pomoże Ci w tym lista materiałów do przygotowania przed startem.

Wygląd i przykłady

Zamiast opisywać styl przymiotnikami – „nowoczesny, ale ciepły, profesjonalny, ale przyjazny” – lepiej pokazać przykłady. Wybierz trzy–pięć stron, które Ci się podobają, i przy każdej napisz, co konkretnie Ci się w niej podoba: czytelny cennik, duże zdjęcia, spokojne kolory, prosty formularz. Dodaj też jedną–dwie strony, które Ci się nie podobają, i krótko wyjaśnij dlaczego. To dla projektanta równie cenna wskazówka.

Przykłady nie muszą pochodzić z Twojej branży. Strona hotelu może mieć świetnie rozwiązaną sekcję dojazdu, a strona szkoły – czytelny grafik zajęć.

Technika, terminy i budżet

• Czy masz już domenę i hosting? U kogo i na kogo są zarejestrowane? Czy masz do nich dostęp?
• Czy masz obecną stronę? Co w niej działa dobrze, a co chcesz zmienić?
• Jakie funkcje są potrzebne: formularz, rezerwacje online, mapa, wersja językowa, blog, galeria?
• Z jakich narzędzi już korzystasz, np. systemu rezerwacji, programu do faktur, newslettera?
• Kto po uruchomieniu będzie aktualizował treści i jak często?
• Czy jest termin, który ma znaczenie – otwarcie gabinetu, start sezonu, targi?
• Jaki budżet zakładasz? Nawet szeroki przedział pomaga wykonawcy zaproponować rozsądny zakres.

Pytania o domenę i dostęp wydają się techniczną drobnostką, ale potrafią zatrzymać projekt na finiszu. Jeśli nie wiesz, kto ma hasło do panelu domeny, zacznij to ustalać od razu, równolegle z pracą nad briefem.

Jak wypełnić brief, żeby był przydatny

1. Pisz prostym językiem, tak jak mówisz do klientów. Wykonawca nie potrzebuje marketingowych sformułowań, tylko faktów.
2. Bądź konkretny. „Chcemy więcej klientów” to cel każdej firmy. „Chcemy, żeby pacjenci sami rezerwowali wizyty kontrolne” to cel, z którym da się pracować.
3. Zaznacz priorytety: co jest niezbędne na start, a co może dojść później.
4. Uzgodnij odpowiedzi ze wspólnikiem lub zespołem przed wysłaniem, a nie w trakcie projektu.
5. Nie bój się napisać „nie wiem”. Dobry wykonawca pomoże znaleźć odpowiedź, a przynajmniej będzie wiedział, o co dopytać.

Godzina lub dwie poświęcone na brief to jedna z najlepiej zainwestowanych godzin w całym projekcie. Zwraca się mniejszą liczbą poprawek, krótszym czasem realizacji i stroną, która rzeczywiście pasuje do Twojej firmy.