Jak przygotować materiały do strony – lista dla właściciela firmy

Projekt strony rzadko zatrzymuje się z powodów technicznych. Dużo częściej czeka na zdjęcia, które „są gdzieś na telefonie”, na cennik, który trzeba jeszcze uzgodnić ze wspólnikiem, albo na hasło do domeny założonej lata temu przez kogoś z rodziny. Każdy taki brak to kilka dni przestoju, a kilka braków – tygodnie.

Poniższa lista pomoże Ci zebrać wszystko zawczasu. Nie musisz mieć każdej pozycji. Jeśli czegoś brakuje, po prostu powiedz o tym wykonawcy i ustalcie, kto i do kiedy to przygotuje.

Dane firmy i kontakt

To najprostsza część, a mimo to często wraca w poprawkach. Spisz w jednym dokumencie:

• pełną nazwę firmy z rejestru i nazwę, pod którą znają Cię klienci, jeśli się różnią,
• adres – albo kilka adresów, jeśli przyjmujesz w różnych miejscach,
• numery telefonów i adres e-mail, które mają być na stronie, wraz z informacją, kto je obsługuje,
• godziny otwarcia lub godziny kontaktu telefonicznego,
• obszar działania, jeśli dojeżdżasz do klientów,
• NIP, REGON lub numer KRS, jeśli mają się znaleźć w stopce,
• linki do profili: Profil Firmy w Google, Facebook, Instagram, serwis rezerwacyjny.

Dane powinny być identyczne z tymi, które widnieją w innych miejscach w sieci. Co trzeba, a co warto podać na stronie, opisujemy we wpisie o danych firmy na stronie.

Dopisz od razu informacje praktyczne, o które klienci pytają przez telefon, a które łatwo pominąć: jakie formy płatności przyjmujesz, czy przy budynku jest parking, czy do gabinetu prowadzą schody, czy obsługujesz klientów w języku angielskim lub ukraińskim, czy wystawiasz faktury osobom prywatnym. To drobiazgi, ale bez nich sekcja kontaktu wygląda na niedokończoną, a rejestracja dalej odbiera te same pytania.

Oferta i ceny

Zanim ktokolwiek zacznie projektować, trzeba wiedzieć, ile będzie podstron usług i co się na nich znajdzie. Przygotuj listę usług pogrupowaną tak, jak myślą o niej klienci, a nie tak, jak wygląda w programie do faktur. Przy każdej usłudze zapisz:

• krótki opis – czym jest i dla kogo,
• jak przebiega i ile trwa,
• cenę, widełki albo zasady wyceny,
• przeciwwskazania, wymagania lub to, co klient musi przygotować.

Zaznacz też usługi, na których najbardziej Ci zależy. To pomoże ustalić, co pokazać na stronie głównej, a co może poczekać na dalszych podstronach.

Teksty

Jeśli piszesz teksty sam, przekaż je w edytowalnym pliku – dokumencie tekstowym, a nie skanie czy zdjęciu kartki – podzielone według podstron. Jeśli teksty ma napisać ktoś inny, i tak potrzebuje od Ciebie surowca:

• pytań, które klienci najczęściej zadają przez telefon – to gotowy materiał na sekcję FAQ,
• kilku zdań o historii firmy i ludziach,
• zasad współpracy: zaliczki, odwoływanie wizyt, gwarancje, terminy,
• słów, których używają Twoi klienci, nawet jeśli Ty na co dzień mówisz inaczej.

Dobrym źródłem są też Twoje własne wiadomości. Jeśli wiele razy tłumaczyłeś klientom mailowo, jak przygotować się do wizyty albo co obejmuje wycena, wklej te odpowiedzi do jednego pliku. Po lekkiej redakcji często nadają się na stronę lepiej niż tekst pisany od zera.

Logo, zdjęcia i grafika

Logo najlepiej w formacie wektorowym – pliki SVG, PDF, AI lub EPS. Plik PNG wycięty ze stopki starej strony zwykle jest za mały i na nowej stronie wyjdzie rozmazany. Jeśli logo projektował grafik, zapytaj go o pliki źródłowe.

Ze zdjęciami jest podobnie. Przekazuj oryginały w pełnej rozdzielczości, a nie pliki przesłane przez komunikator, bo te bywają mocno skompresowane. Przydadzą się:

• zdjęcia osób, które klient spotka – portrety i ujęcia przy pracy,
• wnętrze gabinetu lub biura, wejście do budynku, oznakowanie,
• realizacje: stan przed i po, detale, efekty,
• sprzęt lub pracownia, jeśli mówią coś o jakości usług.

Sprawdź też, czy masz prawo ich używać. Zdjęcie od fotografa bez umowy obejmującej publikację w internecie albo fotografia klienta opublikowana bez jego zgody mogą skończyć się kłopotami. Szczegóły znajdziesz we wpisie o prawach autorskich do zdjęć i tekstów.

Dostępy

Ta część najczęściej wydłuża projekt, bo dostęp do domeny czy starego hostingu bywa w rękach osoby, z którą nie ma już kontaktu. Ustal wcześniej:

• u kogo jest zarejestrowana domena i kto ma do niej dostęp,
• gdzie działa obecna strona i poczta e-mail – przeniesienie strony nie może odciąć firmowej skrzynki,
• kto zarządza Profilem Firmy w Google,
• jak zalogować się do systemu rezerwacji, jeśli ma być połączony ze stroną.

Haseł nie wysyłaj zwykłym e-mailem ani SMS-em. Tam, gdzie to możliwe, nadaj wykonawcy własny dostęp jako dodatkowemu użytkownikowi, zamiast przekazywać swoje dane logowania. Dlaczego domena powinna być zarejestrowana na Ciebie, a nie na wykonawcę, wyjaśniamy w tekście o tym, kto jest właścicielem domeny i strony.

Inspiracje i rzeczy, których nie chcesz

Kilka linków do stron, które Ci się podobają, z jednym zdaniem wyjaśnienia – „podoba mi się, jak pokazano cennik”, „dobrze widać godziny przyjęć” – mówi więcej niż „ma być nowocześnie”. Równie cenna jest lista rzeczy, których nie chcesz: konkretnych kolorów, stylu zdjęć, zbyt formalnego języka. Dodaj też strony dwóch, trzech konkurentów, od których chcesz się odróżnić.

Jak to wszystko przekazać

1. Załóż jeden folder współdzielony z podfolderami: dane, oferta, teksty, logo, zdjęcia.
2. Nazywaj pliki tak, żeby było wiadomo, co w nich jest: „cennik-uslug.docx” zamiast „nowy_ostateczny2.docx”.
3. Wskaż jedną osobę, która zatwierdza materiały i odpowiada na pytania wykonawcy.
4. Zapisz, czego brakuje i do kiedy to dostarczysz.

Kompletne materiały na starcie to najprostszy sposób, żeby skrócić czas powstawania strony – i uniknąć sytuacji, w której gotowy projekt miesiącami czeka na trzy zdjęcia.